Kế hoạch làm việc là gì? Cách lập kế hoạch làm việc trong 7 bước

07/07/2023

Trước khi bạn có thể hoàn thành các mục tiêu dự án của mình, bạn cần lập kế hoạch như thế nào để đạt được chúng. Một kế hoạch làm việc tạo ra một con đường rõ ràng mà các nhóm dự án có thể đi theo để đạt được các mục tiêu mong muốn của họ. Dọc theo con đường đó sẽ là các nguồn lực, các ràng buộc và các yếu tố quản lý công việc khác cần được mô tả trong kế hoạch làm việc của bạn. 

 

Vậy làm sao để lập kế hoạch công việc hiệu quả? Dưới đây NodeX sẽ hướng dẫn các bước đơn giản có thể giúp bạn thực hiện một kế hoạch công việc hiệu quả cho dự án sắp tới của mình.

Lập kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch làm việc là một bản phác thảo tập hợp các mục tiêu và quy trình mà theo đó một nhóm hay một người có thể hoàn thành các mục tiêu đó và giúp người đọc hiểu rõ hơn về phạm vi của dự án. Thông qua kế hoạch làm việc, bạn chia nhỏ quá trình thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể đạt được và xác định những điều bạn muốn hoàn thành.

Một kế hoạch làm việc bao gồm:

  • Đặt mục tiêu và mục tiêu
  • Thiết lập trách nhiệm nhóm
  • Thiết lập các mốc thời gian của dự án
  • Lập ngân sách

Tại sao lập kế hoạch làm việc lại quan trọng?

Giống như bạn không thể tạo tòa nhà mới nếu không có bản thiết kế kiến ​​trúc, bạn không thể bắt đầu làm việc với dự án mới nếu không xác định mục tiêu và yêu cầu của chúng, chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ thành phần và tạo kế hoạch hành động để hoàn thành chúng. Dưới đây là thông tin thêm về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch công việc:

  • Đảm bảo thành công của dự án và chất lượng công việc bằng cách giao nhiệm vụ cho những người có kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc
  • Việc quản lý khối lượng công việc này giúp giảm tỷ lệ nhân viên kiệt sức, đồng thời thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên. 
  • Kế hoạch làm việc đặt ra các mốc quan trọng của dự án, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ. 
  • Cải thiện động lực của nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ dự án được giao cho họ.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch công việc 

Xem ngay: Junior là gì? Sự khác biệt giữa Senior và Junior?

3 loại kế hoạch công việc 

Có một số kế hoạch làm việc mà bạn có thể tạo sẽ phụ thuộc vào người sử dụng, mục đích và loại dự án có thể ảnh hưởng đến các chi tiết cụ thể cần được đưa vào. Có 3 loại kế hoạch làm việc phổ biến nhất là:

Kế hoạch làm việc của nhân viên

Các cá nhân và nhóm nhỏ thường lập kế hoạch công việc để phát triển và thực hiện một kế hoạch hiệu quả. Hướng dẫn lập kế hoạch công việc này có thể bao gồm:

  • Mục tiêu của dự án
  • Ngân sách dự kiến
  • Vật liệu và các chi phí cần thiết trong dự án
  • Thời gian ước tính để hoàn thành

Ví dụ: một nhóm tiếp thị tạo kế hoạch làm việc cho chiến dịch quảng cáo mới. Mục tiêu có thể bao gồm tăng doanh số bán hàng lên 25% và lưu lượng truy cập web lên 15%. Họ cũng có thể liệt kê vai trò của từng thành viên trong nhóm, chẳng hạn như viết bản sao quảng cáo, liên hệ với các đối tác phân phối và chỉ định ngày đến hạn cho từng người.

Kế hoạch làm việc của người quản lý

Tương tự như kế hoạch làm việc của nhân viên, loại này có phạm vi dự án lớn hơn và có thể bao gồm:

  • Lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho doanh nghiệp
  • Danh sách chi tiết các chi phí và lập ngân sách liên quan tới dự án
  • Thống kê cho thấy doanh nghiệp sẽ phát triển như thế nào nhờ dự án

Kế hoạch làm việc là điều cần thiết

Ví dụ: người quản lý trong bộ phận tiếp thị có thể bao gồm tăng doanh số bán hàng trực tuyến lên 20%, liệt kê các  mục tiêu như khởi chạy chiến dịch quảng cáo trực tuyến và thuê nhà chiến lược SEO để tăng khả năng hiển thị trực tuyến. Nó có thể bao gồm ngân sách chi tiết, số liệu thống kê và thông tin về tăng trưởng hàng tháng.

Kế hoạch làm việc của chủ doanh nghiệp

Kế hoạch làm việc của chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào các mục tiêu hàng năm hoặc đề xuất sản phẩm mới. Những loại kế hoạch làm việc này cũng sẽ bao gồm nghiên cứu thị trường và dự đoán dài hạn.

 

Ví dụ: chủ sở hữu công ty thương mại điện tử tạo kế hoạch làm việc gồm các mục tiêu hàng năm như tăng 25% lợi nhuận ròng, với các mục tiêu cụ thể về cách thực hiện điều đó. Tuy nhiên, nó cũng có thể bao gồm nghiên cứu thị trường về xu hướng thị trường hiện tại và kế hoạch khám phá các cơ hội mới để tạo doanh thu.

Cách lập kế hoạch công việc hiệu quả

Mặc dù các kế hoạch làm việc có thể có nhiều dạng, đây là các bước lập kế hoạch công việc đơn giản mà bạn có thể làm theo. 

Đặt mục tiêu

Bắt đầu bằng cách hiểu tầm nhìn và yêu cầu của dự án. Và đảm bảo rằng bạn ghi lại các yêu cầu vì chúng sẽ hướng dẫn việc tạo toàn bộ kế hoạch làm việc. Ở đây càng rõ ràng, bạn càng có thể thiết lập và ưu tiên các mục tiêu cho dự án tốt hơn.

 

Khi bạn đặt mục tiêu, hãy xác định những điều sau cho từng mục tiêu:

  • Cụ thể: Viết ra chính xác mục tiêu là gì.
  • Có thể đo lường: Đặt số liệu hoặc cách bạn sẽ theo dõi tiến độ của mục tiêu.
  • Có thể đạt được: Xác định cách có thể đạt được mục tiêu trong phạm vi của dự án.
  • Có liên quan: Xác định mục tiêu góp phần vào thành công của dự án như thế nào.
  • Giới hạn thời gian: Ước tính khoảng thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu.

Xem ngay: Cách tính lương hưu mới nhất năm 2023 

Xác định phạm vi kế hoạch làm việc 

Khi bạn đã xác định các mục tiêu kế hoạch làm việc của mình, bạn nên sử dụng cấu trúc phân bổ công việc để xác định tất cả các nhiệm vụ phải được thực hiện để đạt được chúng, đó là phạm vi dự án của bạn. Bằng cách chia nhỏ phạm vi dự án, bạn có thể bắt đầu tập hợp một nhóm, ước tính chi phí, lập ngân sách và phác thảo lịch trình dự án.

Ước tính nguồn lực cần thiết

Khi bạn chia nhỏ phạm vi dự án thì có thể ước tính tốt hơn những nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc của mình. Đảm bảo bao gồm các loại tài nguyên dự án khác nhau, chẳng hạn như nguồn nhân lực, nguyên liệu thô, máy móc, nhà thầu phụ hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn có thể cần để thực hiện kế hoạch công việc của mình.

Xác định vai Trò và trách Nhiệm

Bây giờ, hãy tập hợp một nhóm dự án và xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. Giao tiếp với họ và đảm bảo rằng họ hiểu công việc của họ là gì và làm thế nào họ có thể cộng tác với nhau.

Đảm bảo nguồn lực cần thiết

Lập ngân sách

Sau khi bạn có ý tưởng rõ ràng về những nguồn lực cần thiết cho kế hoạch làm việc của mình, đã đến lúc ước tính chi phí của chúng và lập ngân sách . Để làm như vậy, chỉ cần thiết lập một đơn vị đo lường cho lao động, vật liệu và các tài nguyên khác của bạn để sau đó ấn định giá cho chúng.

Liệt kê mọi rủi ro, ràng buộc và giả định

Bất kể những hạn chế trong dự án của bạn có thể là gì, hãy tính đến bất kỳ yếu tố nào có thể khiến bạn cảm thấy rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu dự án của bạn. Vì thế bạn càng có nhiều thông tin chi tiết về các hạn chế và rủi ro tiềm ẩn, thì nhóm của bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ của họ tốt hơn để tạo ra các sản phẩm có thể phân phối và đạt được các mục tiêu và mục tiêu như  có thể một số công cụ của bạn gặp sự cố khiến bạn phải rút nhiều tiền hơn từ ngân sách, … 

Xem ngay: Rủi ro nguồn nhân lực là gì? Giải pháp khắc phục mà mọi nhà quản lý đều cần 

Theo dõi tiến độ

Cuối cùng, đã đến lúc xem lại kế hoạch của bạn để đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự.  Theo dõi tiến trình hiện tại của bạn so với các mục tiêu ban đầu sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều làm tốt nhiệm vụ và không có gì bị bỏ lại phía sau. Nó cũng cho phép bạn điều chỉnh nhanh hơn nếu cần. 

Ví dụ về kế hoạch làm việc

Đây là một ví dụ cơ bản để minh họa rõ hơn cách thức hoạt động của một kế hoạch làm việc. Hãy tưởng tượng bạn là chủ doanh nghiệp muốn tăng sản lượng sản xuất lên 25% bằng cách mua máy móc mới và thuê thêm nhân viên sản xuất. Mặc dù dự án này không liên quan đến việc sản xuất các sản phẩm hữu hình, nhưng bạn vẫn cần một kế hoạch làm việc.

Đặt mục tiêu 

Điều quan trọng là phải xác định một mục tiêu chính và sau đó là một số mục tiêu nhỏ hơn, cụ thể hơn cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó.

Mục tiêu kế hoạch công việc chính

  •  Tăng sản lượng sản xuất lên 25 phần trăm

Mục tiêu kế hoạch làm việc

  • Nâng cao năng lực sản xuất của công ty bằng cách mua máy móc mới
  • Lấp đầy khoảng trống kỹ năng trong nhóm lập kế hoạch sản xuất
  • Đảm bảo máy móc được bảo dưỡng tốt

Phạm vi của Kế hoạch Công việc

Bây giờ, bạn nên liệt kê các hoạt động riêng lẻ phải được hoàn thành để đạt được mục tiêu của mình như: 

  • Kiểm tra dây chuyền sản xuất
  • Thực hiện bảo trì phòng ngừa
  • Tối ưu hóa bố trí nhà máy
  • Mua máy móc mới
  • Đánh giá đội ngũ hiện tại
  • Thuê nhân sự mới

Lập kế hoạch ngân sách phù hợp 

Nguồn lực/Vai trò & Trách nhiệm

Trong trường hợp này, bạn sẽ cần một giám đốc sản xuất, giám đốc nhân sự và nhóm bảo trì. Họ chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được liệt kê ở trên.

Xem ngay: Senior là gì? Các kỹ năng cần có để trở thành Senior

Ngân sách kế hoạch làm việc

Ngân sách của bạn phải bao gồm cả chi phí lao động cũng như chi phí của thiết bị mới. Chi phí lao động của bạn sẽ là tiền lương của giám đốc sản xuất, giám đốc nhân sự và đội bảo trì.

Lịch trình kế hoạch làm việc

Xác định khung thời gian để phân tích dây chuyền sản xuất của bạn, mua sắm máy móc mới, bảo trì phòng ngừa và tuyển dụng.

Rủi ro

Hãy suy nghĩ về bất kỳ rủi ro, giả định hoặc ràng buộc nào có thể ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của bạn. Nơi tốt nhất để bắt đầu là ba hạn chế về thời gian, ngân sách và nguồn lực.

Quản lý rủi ro tiềm ẩn trong dự án 

Trên đây là những đánh giá của NodeX dựa trên kinh nghiệm, trải nghiệm và những thông tin thu thập được. Hy vọng với sự hướng dẫn lập bảng kế hoạch công việc ở trên có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan trực quan về tất cả các công việc liên quan và giúp bạn phối hợp với nhóm dự án cũng như theo dõi tiến độ tốt hơn. 


Nếu bạn muốn tạo một kế hoạch làm việc và không biết bắt đầu từ đâu? Hãy truy cập vào https://nodex.asia/ đăng ký khóa học đào tạo nhân sự HRP không chỉ giúp lập kế hoạch dự án, theo dõi và điều phối nhóm mà còn giúp bạn tạo kho lưu trữ tài nguyên và lịch để bạn có thể tạo kế hoạch làm việc chính xác.

NodeX Admin-Tác giả phụ trách chuyên môn viết bài chia sẻ kiến thức mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.
Email: info@nodex.asia
Số điện thoại: 08 7777 2299
Địa chỉ: Lux 6, Vinhomes Golden River, 02 Đường Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Bình luận
Danh sách nhận xét
Tin tức khác
Ngày nay, các nền tảng công nghệ nhân sự đã trở thành một bước đột phá cho công việc trong ngành...
Với sự phát triển của lực lượng lao động. Môi trường làm việc, quản lý và doanh nghiệp đang...
Năm 2021, nhiều khủng hoảng toàn cầu nổ ra, đặc biệt là đại dịch Covid làm đứt đoạn một số...
Định biên nhân sự là gì? Cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả? Định biên nhân sự hiệu...
Phòng nhân sự là gì, các công việc chính của phòng nhân sự? Phòng nhân sự trong doanh nghiệp có chức...
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là gì? Khi nào doanh nghiệp cần đào tạo và phát triển nguồn...
Đánh giá nhân sự là gì? Cần chú ý gì để đánh giá nhân sự hiệu quả? Đánh giá nhân sự hiệu...
HR là gì? Các vị trí công việc của HR? Nhiệm vụ của bộ phận HR là gì? Dịch vụ phòng nhân sự HRP...
Đánh giá nhân sự là gì? Các tiêu chí đánh giá nhân sự? Sử dụng dịch vụ phòng nhân sự HRP từ...
Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào? Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận là gì? Hãy cùng...