Định biên nhân sự là gì? Cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả? Định biên nhân sự hiệu quả với dịch vụ phòng nhân sự HRP? Cùng NodeX tìm hiểu ngay nhé!

28/04/2023

Định biên nhân sự là bước quan trọng giúp người quản lý theo dõi, lên kế hoạch và hoạch định nguồn nhân lực và có ý nghĩa định biên nhân sự là gì, cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả và định biên nhân sự hiệu quả với dịch vụ phòng nhân sự HRP quan trọng tới sự phát triển doanh nghiệp. Cùng NodeX tìm hiểu trong bài viết sau.

Định biên nhân sự là gì?

Khái niệm

Định biên nhân sự (trong tiếng Anh còn được gọi là Manpower Allocation/ Manpower Planning/ Manpower Forecasting). Tới thời điểm hiện tại, có rất nhiều khái niệm về định biên nhân sự.

Định biên nhân sự là gì?

Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản thì định biên nhân sự là việc xác định các nhân viên với từng phẩm chất cá nhân, tri thức mà mỗi nhân viên có thể đáp ứng được cho các nhu cầu công việc cụ thể trong tương lai.

Nói theo cách khác, định biên nhân sự là sự liên kết giữa nguồn lực con người với mục tiêu, định hướng của tổ chức, doanh nghiệp nhằm hoàn thiện quá trình kinh doanh và phát triển văn hóa tổ chức từ đó giúp cho các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường.

Định biên giúp doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh

Nhờ có định biên nhân sự mà doanh nghiệp có thể đánh giá nhân sự tốt hơn, nhờ vậy đưa ra kế hoạch cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp đồng thời các nhà lãnh đạo biết được các khoản chi lãng phí, không cần thiết và có thể lên kế hoạch đào tạo phù hợp giúp doanh nghiệp phát triển hiệu quả.

Tầm quan trọng

Định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp vì công việc này xuất phát từ yếu tố con người để doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Có thể nói rằng nếu không có định biên nhân sự thì việc quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp sẽ khó mà hiệu quả.

Định biên đóng vai trò quan trọng

Cụ thể, định biên nhân sự hiệu quả mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động nhiều lợi ích như là:

- Đối với cơ quan, tổ chức: Định biên giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần sử dụng, số lượng hiện có cùng các khả năng đáp ứng được nhu cầu cần thiết dựa trên năng lực của đội ngũ. Đây sẽ là nền tảng cơ sở để xác định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt thăng chức hoặc luân chuyển nhân sự đồng thời cho phép theo dõi tình hình nhân sự. Đây cũng là căn cứ để xây dựng ngân sách lương thưởng, các chi phí khác về quyền lợi con người như bảo hiểm, phúc lợi xã hội.

Vai trò của định biên với cơ quan, tổ chức

- Đối với người lao động: Việc định biên giúp người lao động hiểu rõ năng lực của mình nhờ đó tìm kiếm công việc đúng và phù hợp đồng thời giúp họ định hướng và phát triển được năng lực của bản thân.

Vai trò của định biên đối với người lao động

Điều kiện tính điện biên nhân sự

- Đối với cấp công ty: Cần xác định được hướng chiến lược nhân sự rõ ràng đồng thời có chiến lược kinh doanh cụ thể với ngân sách rõ ràng và các kế hoạch thích ứng phù hợp.

- Đối với cấp bộ phận: Cần xác định được vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc; Nắm bắt được số lượng những nhiệm vụ, quy trình tiến hành một cách hiệu quả; Xác định được kết quả cần có và khả năng làm việc của nhân viên để ra được các giá trị mong muốn; Chú ý mức độ ứng dụng tự động trong việc tiến hành công việc với hệ thống dữ liệu quản lý.

Nguyên tắc quan trọng khi tiến hành định biên

Khi sử dụng cách tính định biên nhân sự, doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc nhất định để có thể tính chính xác nhất với 3 nguyên tắc mà các nhà quản trị doanh nghiệp phải nắm được dưới đây:

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan được thể hiện bởi sự tăng giảm qua các năm:

Nguyên tắc	Ví dụ minh họa
Tỉ lệ tăng (giảm) so với năm trước tương ứng với việc tăng (giảm) doanh thu	Doanh thu năm 2020 tăng 50% thì định biên nhân sự tăng 30%
Mối tương quan giữa vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) và vị trí gián tiếp Công ty sở hữu dữ liệu lưu trữ trong nhiều năm.	Trực tiếp – gián tiếp là 50% – 20% Quản lý – nhân viên là 10% – 70%
Mối tương quan giữa ngân sách chi tiêu giữa các nhóm và quản lý - nhân viên, gián tiếp - trực tiếp	Chi phí/doanh thu = 70% Quỹ lương cho quản lý và nhân viên = 15% – 70%

Tỷ lệ tương quan

Định mức lao động

Nguyên tắc	Ví dụ minh họa
Theo khối lượng Áp dụng với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng theo mức độ năng lực của nhân viên	40 sản phẩm 140 sản phẩm/ca/dây chuyền 20 khách hàng phục vụ/ngày
Theo hệ chi tiêu hệ suất Áp dụng cho khối kinh doanh	Tập hợp các chỉ tiêu kinh doanh cùng số lượng khách hàng
Theo đối tượng phục vụ Áp dụng cho khối gián tiếp	5 nhân sự phục vụ 60 nhân sự công ty