Tin tức ngành

Định biên nhân sự là gì? Cách xây dựng định biên nhân sự

Định biên nhân sự là bước quan trọng giúp người quản lý theo dõi, lên kế hoạch và hoạch định nguồn nhân lực và có ý nghĩa định biên nhân sự là gì, cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả và định biên nhân sự hiệu quả với dịch vụ phòng nhân sự HRP  quan trọng tới sự phát triển doanh nghiệp. Cùng NodeX tìm hiểu trong bài viết sau.

  1. Định biên nhân sự là gì?

Khái niệm

Định biên nhân sự (trong tiếng Anh còn được gọi là Manpower Allocation/ Manpower Planning/ Manpower Forecasting). Tới thời điểm hiện tại, có rất nhiều khái niệm về định biên nhân sự.

 

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là gì?

 

Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản thì định biên nhân sự là việc xác định các nhân viên với từng phẩm chất cá nhân, tri thức mà mỗi nhân viên có thể đáp ứng được cho các nhu cầu công việc cụ thể trong tương lai.

Nói theo cách khác, định biên nhân sự là sự liên kết giữa nguồn lực con người với mục tiêu, định hướng của tổ chức, doanh nghiệp nhằm hoàn thiện quá trình kinh doanh và phát triển văn hóa tổ chức từ đó giúp cho các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường.

 

Định biên giúp doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh

Định biên giúp doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh

 

Nhờ có định biên nhân sự mà doanh nghiệp có thể đánh giá nhân sự tốt hơn, nhờ vậy đưa ra kế hoạch cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp đồng thời các nhà lãnh đạo biết được các khoản chi lãng phí, không cần thiết và có thể lên kế hoạch đào tạo phù hợp giúp doanh nghiệp phát triển hiệu quả.

Tầm quan trọng

Định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp vì công việc này xuất phát từ yếu tố con người để doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Có thể nói rằng nếu không có định biên nhân sự thì việc quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp sẽ khó mà hiệu quả.

 

Định biên đóng vai trò quan trọng

Định biên đóng vai trò quan trọng

 

Cụ thể, định biên nhân sự hiệu quả mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động nhiều lợi ích như là:

– Đối với cơ quan, tổ chức: Định biên giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần sử dụng, số lượng hiện có cùng các khả năng đáp ứng được nhu cầu cần thiết dựa trên năng lực của đội ngũ. Đây sẽ là nền tảng cơ sở để xác định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt thăng chức hoặc luân chuyển nhân sự đồng thời cho phép theo dõi tình hình nhân sự. Đây cũng là căn cứ để xây dựng ngân sách lương thưởng, các chi phí khác về quyền lợi con người  như bảo hiểm, phúc lợi xã hội.

 

Vai trò của định biên với cơ quan, tổ chức

Vai trò của định biên với cơ quan, tổ chức

 

– Đối với người lao động: Việc định biên giúp người lao động hiểu rõ năng lực của mình nhờ đó tìm kiếm công việc đúng và phù hợp đồng thời giúp họ định hướng và phát triển được năng lực của bản thân.

Vai trò của định biên đối với người lao động

Vai trò của định biên đối với người lao động

Điều kiện tính điện biên nhân sự

– Đối với cấp công ty: Cần xác định được hướng chiến lược nhân sự rõ ràng đồng thời có chiến lược kinh doanh cụ thể với ngân sách rõ ràng và các kế hoạch thích ứng phù hợp.

– Đối với cấp bộ phận: Cần xác định được vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc; Nắm bắt được số lượng những nhiệm vụ, quy trình tiến hành một cách hiệu quả; Xác định được kết quả cần có và khả năng làm việc của nhân viên để ra được các giá trị mong muốn; Chú ý mức độ ứng dụng tự động trong việc tiến hành công việc với hệ thống dữ liệu quản lý.

Xem ngay: HR là gì? Nhiệm vụ của bộ phận HR là gì? Tất tần tật về HR

  1. Nguyên tắc quan trọng khi tiến hành định biên

Khi sử dụng cách tính định biên nhân sự, doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc nhất định để có thể tính chính xác nhất với 3 nguyên tắc mà các nhà quản trị doanh nghiệp phải nắm được dưới đây:

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan được thể hiện bởi sự tăng giảm qua các năm:

 

Nguyên tắc

Ví dụ minh họa

  • Tỉ lệ tăng (giảm) so với năm trước tương ứng với việc tăng (giảm) doanh thu
  • Doanh thu năm 2020 tăng 50% thì định biên nhân sự tăng 30%
  • Mối tương quan giữa vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) và vị trí gián tiếp
  • Công ty sở hữu dữ liệu lưu trữ trong nhiều năm.
  • Trực tiếp – gián tiếp là 50% – 20%
  • Quản lý – nhân viên là 10% – 70%
  • Mối tương quan giữa ngân sách chi tiêu giữa các nhóm và quản lý – nhân viên, gián tiếp – trực tiếp
  • Chi phí/doanh thu = 70%
  • Quỹ lương cho quản lý và nhân viên = 15% – 70%

 

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan

Định mức lao động

 

Nguyên tắc

Ví dụ minh họa

  • Theo khối lượng
  • Áp dụng với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng theo mức độ năng lực của nhân viên
  • 40 sản phẩm
  • 140 sản phẩm/ca/dây chuyền
  • 20 khách hàng phục vụ/ngày
  • Theo hệ chi tiêu hệ suất
  • Áp dụng cho khối kinh doanh
  • Tập hợp các chỉ tiêu kinh doanh cùng số lượng khách hàng
  • Theo đối tượng phục vụ
  • Áp dụng cho khối gián tiếp
  • 5 nhân sự phục vụ 60 nhân sự công ty
  1. Cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Để xây dựng định biên nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả, người ta thường tiến hành theo 5 bước:

– Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

– Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

– Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực

– Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

– Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

 

5 bước thực hiện

5 bước thực hiện

 

Cụ thể từng bước như sau:

Bước 1

Việc đầu tiên trong định biên chính là dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai gần một cách đúng đắn nhất. Để dự đoán, bạn cần nắm được các thông tin như mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, hoạt động nào cần ưu tiên hay quy mô sản xuất ra sao.

 

Dự báo nhu cầu nhân lực

Dự báo nhu cầu nhân lực

 

Khi đã nắm chính xác được các thông tin bên trên thì tiếp đến người quản lý cần xác định nhu cầu nhân sự tiếp theo của doanh nghiệp như là thời gian, chất lượng, số lượng,…

Bước 2

Sau đó cần tiến hành phân tích chất lượng nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp. Người phụ trách cần xác định những ưu, nhược điểm của đội ngũ lực có đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp hay không. Trong quá trình này nên đưa ra các yếu tố để phân tích kỹ lưỡng như là các yếu tố phân tích về hệ thống hay phân tích về quá trình.

 

Phân tích thực trạng nhân lực

Phân tích thực trạng nhân lực

Bước 3

Sau khi đã xác định được những ưu, nhược điểm của từng bộ phận nhân viên thì tiếp theo người quản lý cần xác định được thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp so với nhu cầu hiện tại.

 

Quyết định tăng hoặc cắt giảm

Quyết định tăng hoặc cắt giảm

 

Ta cần biết được nhân sự có đang trong tình trạng thiếu hụt hay bị dư thừa, rồi mới có cái nhìn tổng thể và đưa ra các giải pháp tốt nhất. Đồng thời ta cần phải tiến hành tìm cách khắc phục tốt nhất và điều chỉnh sao cho phù hợp với doanh nghiệp.

Bước 4

Khi đã hoàn thành 3 bước phía trên thì tiếp theo doanh nghiệp cần lập kế hoạch để thực hiện định biên nhân sự. Nếu đi đúng hướng thì phòng nhân sự cần tiết kiệm được tối đa chi phí và tuyển được số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

 

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch

 

Và để lập được kế hoạch định biên nhân sự, người quản lý cần xây dựng các nội dung cơ bản như:

– Kế hoạch tuyển dụng và lịch trình nhân sự rõ ràng

– Đề bạt và luân chuyển nhân sự

– Phân bổ nhân sự tại các phòng ban của doanh nghiệp

– Cắt giảm những nguồn nhân lực kém, không mang giá trị cao cho doanh nghiệp

– Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp

Bước 5

Sau khi đã thực hiện được kế hoạch thì người quản lý sẽ cần tiến hành đánh giá để tìm ra những sai sót giữa mục tiêu đề ra so với quá trình thực thi thực tế. Nhờ vậy sẽ giúp cho chúng ta tìm hiểu được nguyên nhân, phân tích và khắc phục những sai lầm đó vào các lần thực hiện sau.

 

Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả

 

Khi đánh giá, doanh nghiệp cần lưu ý:

– Nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch

– Những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện

– Các kế hoạch điều chỉnh với khi đưa vào thực thi

– Tìm kiếm ứng viên tiềm năng và bố trí nhân lực phù hợp vào các phòng ban cụ thể của công ty

Xem ngay: Đánh giá nhân sự là gì? Chú ý để đánh giá nhân sự hiệu quả?

  1. Định biên nhân sự hiệu quả với dịch vụ phòng nhân sự HRP

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn không thành lập phòng nhân sự mà sử dụng các dịch vụ nhân sự với mục đích tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp của mình.

Bạn có thể tham khảo dịch vụ phòng nhân sự HRP của NodeX với khả năng thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ của một phòng nhân sự chuyên nghiệp, trong đó có việc định biên nhân sự theo đúng quy trình và vô cùng hiệu quả.

 

Phòng nhân sự HRP của NodeX

Phòng nhân sự HRP của NodeX

 

Sử dụng phòng nhân sự HRP do NodeX cung cấp có thể giúp công việc của các nhà lãnh đạo được thuận tiện và hiệu quả hơn. Và nhờ thế mà các doanh nghiệp sẽ không cần tổ chức hay thiết lập một phòng nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp nữa, điều này giúp tiết kiệm một khoản chi phí vô cùng lớn.

 

Giúp công việc thuận tiện và hiệu quả hơn

Giúp công việc thuận tiện và hiệu quả hơn

 

Trên đây là những chia sẻ mà NodeX về định biên nhân sự là gì, cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả và định biên nhân sự hiệu quả với dịch vụ phòng nhân sự HRP. Liên hệ ngay với NodeX để sử dụng dịch vụ phòng nhân sự HRP!

Xem ngay: Tìm hiểu các tiêu chí đánh giá nhân sự trong doanh nghiệp

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Trụ sở chính: Lux 6, Vinhomes Golden River, 02 Đường Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Văn phòng Hà Nội: 45 Hàng Bài, Phường Hàng Bài, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Văn phòng Hồ Chí Minh: 171 – 175 Hàm Nghi, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại/Zalo: 08 7777 2299

Email: info@nodex.asia

Tác giả: diweadm

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *